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（1）分類 出納檔案應按經濟業務的性質和本單位的財務管理要求進行分類，一般應與本單位的會計分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時，應當對一些無效或不需用的單據進行刪除。
（2）裝訂 由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類后應加以裝訂，以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時，應當注意檔案厚度以便于使用；使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時應加以裝訂并編齊頁碼，對不宜裝訂的應當連號存裝，防止散落；對于采用財務軟件記賬的單位，其打印出的紙質會計檔案必須裝訂編號；對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案，保管時采用連號編排，保存在特定的檔案盒中。
（3）成冊 時于裝訂完畢的出納資料，應當立卷成冊，啟用封面或庫頁，甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經辦人員等詳細內容，并加蓋單位公章和經辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強調的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應對舊賬進行整理，對編號、扉頁內容、目錄等項目填寫不全的，應按照有關要求填寫齊全；使用活頁式（如用計算機記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬）或卡片式輔助 賬的單位，對于活頁式或卡片式賬，在歸檔時必須縮齊頁碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁，注明單位名稱、所屬時期、共計頁數和記賬人員簽單等，并加蓋公章。
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